Dette er del 12 av vår videoserie med tips for deg som skal i gang med e-læring, kompetansestyring og nettbasert medarbeideroppfølging. Denne gangen snakker vi om hvordan virksomheten kan erstatte papir og Excel-ark med digitale skjemaer og sjekklister.
Erik: OK Tore, jeg tenkte vi skulle snakke litt om en av støttefunksjonene i Educatia sin løsning som er sjekklister. I Educatia sin løsning har du mulighet for å lage sjekklister. Det er et spørsmål fra en HR ansatt som opplever at alle lederne har sine egne Excel ark for å følge opp sine medarbeidere. Denne HR medarbeideren sliter med å få kontroll over alle ansatte og vedkommende opplever en krevende hverdag hvor han bruker mye tid på oppfølging.Hvordan kan Educatia sin skjema og sjekkliste funksjonalitet benyttes av denne lederen for å forenkle hverdagen?
Tore: Dette er et veldig bra spørsmål og kanskje favoritt spørsmålet mitt. Excel er for enkeltmennesker, Excel er ikke et verktøy som du kan bruke til deling, og med Excel så er det enkelt å gjøre manuelle feil i. Så har du et Excel ark i dag så kan du egentlig ikke stole på det, og har du kompetansestyringen i Excel – som jeg tror kanskje 80-90 % av alle virksomheter har, så er det ikke ferskvare, det er fra sist gang det ble oppdatert. Sånn enkelt sagt, ethvert Excel ark med det formålet med oppfølging kan du ta inn som en sjekkliste inn i Educatia. Det er ikke bare kompetansestyring, men det kan også være egne «ad hoc» lister for eksempel en sjekkliste for meg som leder på hvordan jeg skal forberede meg før det kommer en nyansatt på min måte, så har jeg oversikt over de oppgavene jeg skal gjøre. «Excel er ut og Educatia sine lister inn»
Erik: Så i Educatia sin løsning så kan du lage en hvilken som helst sjekkliste, sjekkliste for nyansatte, at de har mottatt PC, at de har mottatt mobiltelefon osv. i forbindelse med ansettelse, og du kan lage en sjekkliste i forbindelse med et avsluttende arbeidsforhold ved innleveringer (av mobil og pc ++). Sånn at dette er veldig fleksibelt i forhold til dette å lage sjekklister.
Tore: Jeg tror kanskje det viktigste med sjekklister er at du kan ha dine egne sjekklister, det kan være sjekklister i samtale med medarbeidere, altså en samtalemal for den type samtaler, men det kan også være sjekklister som deles med flere, som det er flere som fyller ut. Det som er at dersom du har flere avdelinger som skal delta i en oppgave så vil du istedenfor å sende Excel arket rundt omkring, så har man en sjekkliste som alle forholder seg til.
Erik: Og det fine med å ha dette digitalt (i Educatia) i forhold til en pdf, hvor du har tikket av, scannet og lagt på en harddisk, hva er det? Du får et «dashbord» opp, og du har en (fullstendig) oversikt?
Tore: Ja, og bruksområdene er veldig mange for sjekklister.
Kontakt oss, så tar vi en uforpliktende prat om dine behov og gir deg en demonstrasjon av hvordan våre løsninger kan hjelpe deg og din virksomhet!
Kontakt ossEducatia AS er et norsk programvareselskap som utvikler skytjenester for kartlegging, utvikling og dokumentasjon av kompetanse. Vi tilbyr en integrert plattform for e-læring (LMS), kompetansestyring, medarbeideroppfølging og HMS. Les mer om hva vi kan hjelpe deg med på educatia.no.